人材紹介の候補者管理を、Excelから移行する手順｜失敗しない進め方

Excel での管理から移行するときは、全部を一度に移そうとすると失敗しがちです。段階を分けた進め方を整理します。

移行が止まる、よくある理由

• 過去のデータが多く、整理に時間がかかり、始められない
• 移した後に、数字が合わず、結局 Excel に戻る
• 現場に入力のルールが浸透せず、データが散らばる

ステップ1：何を管理したいかを決める

移行の前に、管理したいものを三つに分けて、いま一番困っているものを決めます。

• 候補者の情報
• 案件ごとの進捗
• 数字（推薦数、通過率、売上の見込み）

ステップ2：移す範囲を絞る

最初に移すのは、進行中の案件と、直近で接点のあった候補者です。過去の全データは、後から取り込みます。取り込みは、CSV や Excel から行えるか、表の列を柔軟に読み替えられるかを確認します。

取り込みの際の注意点は、次のとおりです。

• 同じ人が複数の行に出てくる場合、まとめ方を選べること
• 年収の単位（万円か百万円か）を間違えないこと
• 二度取り込んでも、同じ人が二重にならないこと

ステップ3：重複を整理する

Excel の管理では、同じ候補者が複数の行や別の名前で入っていることがよくあります。管理番号などの確かな手がかりで検知し、統合の前に必ず人が確認できる仕組みにします。自動で統合すると、別人を一人にまとめてしまう事故が起きるためです。

ステップ4：並走期間を持つ

最初の数週間は、これまでの管理と新しい仕組みを並走させ、件数と状態が一致することを確かめます。ここで合わない箇所が、運用のルールを決める材料になります。

ステップ5：入力のルールを、最小にする

現場に求めるルールは、できるだけ少なくします。

• 状態は、意思と選考段階の二つの軸で持つ
• 経歴は、貼り付けて確認する
• 期限は、システムが自動で出す

ステップ6：数字を見る習慣をつくる

移行して終わりではなく、朝に開く画面と、週に一度見る数字を決めます。使う習慣が定着して、はじめて移行が完了します。

人材紹介会社向けに、Excel や CSV からの取り込みを含む導入のご相談も受けています。いまの管理表の形を拝見し、どこまでを最初に移すかを一緒に決めるところから始めます。

執筆: 小南 幸貴 / Koki Kominami