人材紹介の案件が止まる理由と、朝の一覧で防ぐ方法｜期限切れ・停滞・面接の管理

案件は、忙しい日に静かに止まります。止まっていることに気づくための仕組みを、日々の運用に組み込む方法を整理します。

案件が止まるのは、気づけないから

選考が止まる理由の多くは、誰かが悪いのではなく、止まっていること自体に気づけないことです。

• 企業からの返事待ちが、そのままになる
• 候補者への連絡が、後回しになる
• 担当者が変わって、状況が分からなくなる

管理の軸を、二つに分ける

一つの状態欄に、すべてを詰め込むと、読み取れなくなります。次の二つに分けます。

• 意思：候補者の応募意思（検討中、応募意思あり、辞退）
• 選考段階：未推薦、推薦済、一次、二次、最終、内諾、内定、不採用

二つを分けると、「意思は固まっているが、推薦が遅れている」といった状態が見えます。歩留まりも、正しく測れます。

期限を、自動で持つ

意思ごとに、次にやることの期限を自動で出します。たとえば、検討中なら意思を確認する期限、応募意思ありなら推薦する期限、といった形です。人が毎回決めると、ばらつきます。

停滞の基準を決める

一定の期間、動きがない案件を、停滞として扱います。ここで注意するのは、面接日が決まっている案件は、動いていないのではなく、日程待ちだということです。面接の日付を別に持つと、本当に放置されている案件だけが残ります。

朝に見る一覧を、一画面にする

毎朝、次の項目が一覧になっていれば、複数の表を開く必要がありません。

• 今すぐ対応すること（期限超過、停滞）
• 明日までのこと
• 今日・明日の面接
• 連絡のタイミング（しばらく連絡していない人）
• 入社と、保証期間の確認

対象があるときだけ、メールで届く形にすると、見る習慣が定着します。

完了を、全員で共有する

対応が済んだものを「完了」にして、その状態を全員で共有できると、二重の対応を防げます。個人のメモ書きにとどめないことが大切です。

期限が過ぎすぎたものは、整理する

選考に入る前の案件が、長く期限を過ぎたままなら、辞退として整理するルールを決めておくと、一覧が膨らみません。ただし、選考中のものは、人が判断します。

人材紹介会社向けに、意思と選考段階を分けて管理し、期限切れ・停滞・面接を毎朝の一覧で出す仕組みの導入のご相談も受けています。いまの進捗の確認の仕方を伺うところから始めます。

執筆: 小南 幸貴 / Koki Kominami